Amministratore Paese – Niger

Principali responsabilità:

• Seguimento e assistenza al Responsabile Paese negli aspetti amministrativi collegati con la presenza istituzionale del CISP nel Paese.
• Seguimento e assistenza al Responsabile Paese negli aspetti amministrativi collegati con relazioni interistituzionali e assunzione di impegni nel Paese (con speciale enfasi sui contratti, convenzioni, accordi istituzionali e altri impegni formali).
• Seguimento e assistenza al Responsabile Paese nella presentazione delle proposte collegate con la definizione dei lineamenti di azione strategica e politica del CISP nel Paese.
• Seguimento e assistenza al Responsabile Paese nella formulazione dei criteri, generali e specifici (inclusi gli eventuali regolamenti), per la gestione degli uffici del CISP nel Paese, inclusa l’utilizzazione dei veicoli e delle attrezzature e delle misure necessarie per garantire la sicurezza del personale. In tale contesto, l’amministratore si fa carico di organizzare e monitorare l’archivio dei contratti, convenzioni e accordi con i donatori e con le altre istituzioni.
• Svolgimento delle seguenti responsabilità e funzioni nella gestione del personale locale: sostegno alla supervisione dei meccanismi per la selezione e contrattazione del personale locale necessario e revisione delle componenti amministrative delle Job Description; seguimento degli adempimenti formali previsti dalle procedure interne e dalla legislazione locale; supervisione del trasferimento al personale degli elementi formativi/informativi di tipo amministrativo necessari; monitoraggio generale del lavoro svolto dal personale con funzioni amministrative; implementazione di eventuali meccanismi di formazione on the job per il personale amministrativo; elaborazione ed eventuale dei contratti con il personale locale ed adempimento dei relativi adempimenti formali; archiviazione dei contratti con il personale locale.

Responsabilità e funzioni amministrative:

• Seguimento e assistenza all’ufficio logistico per l’identificazione dei fornitori adeguati e preparazione delle richieste delle offerte necessarie, preparazione dei termini di riferimento e delle ulteriori condizioni stabilite per le eventuali gare o altre procedure di selezione dei fornitori e partecipazione all’esame delle offerte ricevute.
• Istruzione e approvazione preventiva degli impegni economici e finanziari necessari per la realizzazione delle attività e progetti del CISP.
• Formulazione della pianificazione finanziaria globale e degli aggiornamenti relativi alle risorse necessarie per la realizzazione delle attività del CISP, delle richieste di bonifico alla Sede di Roma (per i progetti le cui risorse sono rese disponibili in prima istanza a tale sede) e delle richieste di pagamento ai donatori (per i progetti le cui risorse sono trasferite direttamente in loco).
• Monitoraggio della preparazione dei pagamenti e della corrispondenza con le banche e i fornitori, monitoraggio e controllo mensile dei movimenti di banca e di cassa.
• Preparazione e aggiornamento (trimestrale) dell’inventario dei beni del CISP (inclusi i veicoli), del censimento dei conti correnti del CISP nel Paese.
• Gestione finanziaria dei progetti del CISP nel Paese.
• Supervisione all’aggiornamento della contabilità / prima nota dei programmi garantendo la puntuale registrazione dei dati nel sistema di contabilità.
• Monitoraggio delle spese.
• Supervisione al sistema di archivio delle ricevute, fatture ed altri documenti di spesa inseriti nella contabilità dei progetti del Paese.
• Verifica della conformità della documentazione di supporto amministrativo contabile delle spese effettuate nell’ambito dei progetti ai requisiti del donatore e del Sistema di Gestione del CISP.
• Autorizzazione dei pagamenti sulla base delle richieste ricevute e delle previsioni di spesa.
• Verifica delle riconciliazioni bancarie dei conti correnti.
• Verificazione del piano finanziario di progetto e assistenza ai Capo Progetto nella pianificazione finanziaria.
• Supporto tecnico riguardo l’amministrazione e la gestione del software di contabilità a tutto lo staff dei progetti.
• Supervisione alla gestione dei budget di progetto (inclusi i contributi dei partner e di altri donatori), alla formulazione del piano di lavoro, alle richieste fondi alla sede centrale e l’elaborazione e invio dei rapporti periodici sullo stato di avanzamento dello stesso nei tempi previsti dagli enti finanziatori e dalle procedure interne del CISP.
• Supervisione all’amministrazione dei progetti del CISP nel Paese in linea con le regole interne e con le procedure del donatore e supervisione della raccolta di tutta la documentazione necessaria per la rendicontazione.
• Realizzazione di altri compiti specifici assegnati dal Responsabile Paese o dalla Sede di Roma.

Requisiti obbligatori:

• Laurea o formazione scolastica coerente (preferibilmente in ambito politico internazionale, giuridico, economico o cooperazione allo sviluppo).
• Esperienza (almeno 5 anni) in gestione finanziaria, amministrativa e risorse umane.
• Esperienza (almeno 5 anni) di lavoro nella cooperazione internazionale.
• Ottime conoscenze informatiche.
• Buona conoscenza della lingua francese.
• Buona conoscenza delle procedure amministrative dei principali donatori (Unione Europea, Nazione Unite, AICS).